Aufgaben erledigen könnte eine so einfache Sache sein: To Do Liste schreiben, Aufgabe erledigen, Haken setzen, fertig! Stattdessen sieht der Alltag ganz anders aus. Es gibt das diese kleinen, gemeinen Aufgaben, die auf dem Blatt Papier notiert unscheinbar und lieb wirken und bei genauer Betrachtung zu bösen Monstern werden. Sie können dazu führen, dass „man sich nur noch schnell einen Kaffee“ holt oder „hoppla plötzlich ist dies oder jenes doch wichtiger“. Unbemerkt, still und leise verharren sie auf der Liste und werde nie abgehakt, bis zu dem Tag wo das Feuer brennt und nur noch der akute Feuerlöscher hilft – jetzt muss es sein und die Aufgabe wird mit Druck fertig. Ganz bestimmt geht es Ihnen niemals so wie mir, oder?

Aufgaben erledigen wie ein Superhero!

Wie ein Superhero alle Aufgaben lösen! Aber wie?

 

Prokrastinieren oder warum wir notwendige Aufgaben aufschieben

Dank dem Internet weiß ich jetzt, dass ich nicht krank bin (*ironie modus an* zum Glück stimmt ja auch alles was im Internet steht! *ironie modus aus*). Dieser Vorgang, der sich manchmal heimlich durch die Hintertür einschleicht nennt sich „Prokrastination“ oder landläufig „Aufschieberitis“ genannt. Es kommt nun mal vor, dass notwendige Aufgaben nicht sofort gelöst werden, obwohl ich meinen Job liebe, meine Motivation da ist und ich gerne jeden Tag aufstehe und mich auf meine To Do Liste stürze. Darum habe ich mich näher mit dem Thema beschäftigt und möchte meine gesammelten Erkenntnisse auch Ihnen zukommen lassen.

Gründe, warum es uns schwer fällt anzufangen

  • Ich weiß einfach nicht wo ich anfangen soll
    VERMUTUNG: Die Aufgabe erscheint zu groß und nicht auf einmal schaffbar. Da spielt uns das Gehirn den Streich und teilt mit, dass es in diesem Fall keinen Sinn hat überhaupt damit zu starten. Lieber liegen lassen… macht es klarerweise nicht besser!ABHILFE: Die Aufgabe in Stücke teilen und die Einzelergebnisse notieren. Dies kann zum Beispiel sein, dass Sie für einen Blogartikel vorher noch eine Themenrecherche machen müssen, ein Bild aussuchen und schließlich einen Titel texten müssen. Somit ist die Aufgabe in kleine, machbare Einheiten zerlegt.
  • Ich verzettle mich in Nebensächlichkeiten
    VERMUTUNG: Da steht diese unangenehme Aufgabe auf der Liste, die gekonnt ignoriert wird, stattdessen erscheinen tausend kleine Nebensächlichkeiten wichtiger.ABHILFE: Auch wenn es schwer fällt, immer zuerst die unangenehme Aufgabe erledigen. Mit dem Gefühl wirklich schon viel geschafft zu haben, lässt sich der Tag entspannter und motivierter starten.
  • Ich will Vieles gleichzeitig schaffen
    VERMUTUNG: Einen Text verfassen oder ein Angebot erstellen und parallel dazu die Emails „zwischendurch“ checken und beantworten hört sich nach Zeitsparstrategie an, ist aber ein Trugschluss. Stattdessen schlägt der gemeine Sägeblatteffekt zu! Nach jeder Störung dauert der Neustart in die eigentliche Aufgabe doppelt so lange.ABHILFE: Beim Erstellen von abgeschlossenen Tätigkeiten wie zum Beispiel einem Angebot, empfehle ich eine fixe Zeitspanne zu blocken, wo keine Emails gecheckt und keine andere Aufgabe parallel bearbeitet wird. Es reichen oft konzentrierte 30 Minuten ohne Störung um weit zu kommen oder das Werk sogar abzuschließen.

Tipps, für die To Do Liste für Superheros!

1. Ein passendes Tool für die Erstellung der To Do Liste finden. 

Ich bin seit 6 Monaten auf analoges Planen meiner Aufgaben zurück gegangen und liebe es! Mein System heißt „bullet journal“. Für mich die perfekte Kombination aus effizienter Planung und kreativer Betätigung für Entspannung zwischendurch. Für Menschen, die lieber digital planen empfehle ich die Software „Podio“ oder „Trello“. Beide Systeme habe ich längere Zeit verwendet und geschätzt. Trello benutze ich nach wie vor für meine Projektplanungen mit Kooperationspartnern. Wichtig ist, dass Sie sich mit dem Tool wohl fühlen und sie es gerne zur Hand nehmen! Daher auch eher zum hübschen, hochwertigen Notizbuch greifen, als zum langweiligen weißen Zettel.

2. Aufgaben kategorisieren und im Block abarbeiten. 

Hier mal eine Email, da einmal ein Angebot schreiben, dann wieder einen Anruf tätigen. Ich bemerke, dass ich effizienter arbeite, wenn ich Tätigkeiten blocke. Das heißt mir notiere welche Emails zu schreiben sind und dann eine Stunde lang alle Emails schreibe, die geplant sind. Habe ich Anrufe auf meiner Liste, dann setze ich mich hin und rufe die Personen durch (sofern dies auch beim Gegenüber möglich ist). Für Aufgaben, die mehr Konzentration benötigen, reserviere ich eine ganze Stunde und schalte in dieser Einheit das Email Programm aus und drehe das Telefon auf lautlos.

3. Unangenehme Punkte zuerst! 

Wie schon oben beim Verschieben erwähnt, es ist ein herrliches Gefühl bereits in der Früh eine wichtige Aufgabe erledigt zu haben. Es gibt nun mal Dinge, die fallen uns nicht leicht, wenn die gleich in der Früh abgehakt werden können, verläuft der restliche Tag gleich produktiver und gelassener!

4. Ziele und Konsequenzen überdenken. 

Sie erleben, dass Sie immer wieder ähnliche Aufgaben von Tag zu Tag weiterverschieben. Was hält Sie davon ab anzufangen? Welcher Zustand tritt ein, wenn die Aufgabe erledigt ist? Welche Konsequenzen ergeben sich, wenn die Tätigkeit liegen bleibt? Bei Teilaufgaben von Projekten hängt die Erledigung auch ganz stark vom Bewusstsein ab welches Ziel mit der Erledigung erreicht werden kann und wie sich Deadlines für alle Beteiligten verschieben.

5. Nein sagen und Prioritäten setzen.

Ha! Das schreibt sich so leicht. Ich stelle mir zu diesem Punkt immer ein paar Fragen, die weiterhelfen: Gibt es Deadlines, die eingehalten werden müssen? Welche Konsequenzen entstehen bei Nicht-Erledigung? Wartet jemand, der auf mein Ergebnis angewiesen ist? Aber auch: Komme ich meinem Ziel ein Stück näher? Und ich gehe wertschätzend mit mir und meiner Zeit um. Wofür möchte ich mir bewusst Zeit nehmen? Wieviel Zeit ist finanziell abgedeckt?

6. Zeitfressern die Nahrung entziehen. 

Darüber könnte ich einen eigenen Blogartikel schreiben. Zeitfresser finden sich überall – vor allem wo digitale Kommunikation im Spiel ist! Ein Handy, das ständig vibriert und läutet, Facebook, Menschen, die beim Telefonieren kein Ende finden, Müdigkeit, mangelnde Konzentration, und so weiter. Mir hilft es hier wieder in Blöcken zu denken. Die nächsten 30 Minuten widme ich mich störungsfrei Aufgabe A, d.h. ich schließe das Mailprogramm und stelle mein Handy auf „nicht stören“. 30 Minuten ist meist ein Zeitraum, den wir durchhalten können ohne das Gefühl zu bekommen einen wichtigen Kunden nicht gehört zu haben oder eine dringende Email nicht gesehen zu haben.

7. Zeit zum Planen nehmen.

Fühlen Sie sich zu gestresst um zu Planen? Ich treffe viele Menschen, die der Meinung sind, dass die Planung der täglichen Aufgaben zu mühsam ist und eigentlich mehr Zeit braucht als die schrittweise Erledigung. Ich bin da anderer Meinung. Sonntag Abend setze ich mich hin und überlege mir die Woche: welche Termine habe ich, was möchte ich erledigen. Am Abend des vorigen Tages schreibe ich die Liste für den kommenden Tag. Diese 15 Minuten geben mir Sicherheit und Entspannung gut in den nächsten Tag zu starten. Probieren Sie es doch einfach einmal aus.

Zum Schluss zeige ich hier das Setup meines neuen Planers um besser Aufgaben erledigen zu können. Hier lebe ich auch meine kreative Ader aus…

 

Sie arbeiten im Team auch digital zusammen? Dann habe ich hier 7 praktische Tools für virtuelle Teams zusammengefasst. 

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Die To Do Liste für Superheros! Aufgaben erledigen, Leben genießen!
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