Bessere Email schreiben

#DIGITAL DETOX

 

Kaum ein Tag vergeht an dem Sie keine oder nur eine Email schreiben, oder? Das Verschicken elektronischer Nachrichten ist längst zum Standard geworden. Es ist schnell, einfach und transportiert unsere Nachrichten unkompliziert. Aber denken wir über die Inhalte auch ausreichend nach?

Schnell bedeutet nicht automatisch effizient

Unter uns gesprochen, bei Erhalt einer Email nerven mich folgende Punkte am aller meisten:

  • Hingeworfene Informationshappen verteilt über mehrere Emails.
    Es entsteht bei mir der Eindruck, dass der Sender noch mitten im Denkprozess steckt. Jedes Mal, wenn ein AHA Erlebnis eintritt, schickt er mir eine Email.
  • Kristallkugelwunschdenken
    Bitte was? Ich möchte nicht gerne raten was mit dem Text einer Email gemeint ist. Vielleicht wusste ja der Sender woran er beim Schreiben gedacht hat, aber er hat es mir nicht verraten.
  • AW:Re:Re:AW:Fwd:Fwd:Re:Hallo
    Ja ich weiß und ja ich mache das auch – „Antworten“ ist eine super Funktion, aber versuchen wir ab heute mit der Betreffzeile netter umzugehen. Irgendwann passt der Betreff nicht mehr zum besprochenen Thema.

Selbstversuch „bessere Emails“ ab heute, versprochen!

Vorsicht beim Verteilen von Tipps! Am Ende sollte man sich selbst auch daran halten, oder? 1, 2, 3 Motivation für das Schreiben der „besseren“ Emails:

1. Fixe Email Zeiten!

Nicht nur für das ungestörte und konzentrierte Arbeiten, sondern auch für die Qualität der Nachricht eigenen sich fixe Email Zeiten. Das sind Zeitfenster, wo Sie die elektronischen Briefe sichten, bearbeiten und beantworten was möglich ist bzw. festlegen wann Sie diese beantworten möchten. Multitasking und Fehlerquellen minimieren sich.

2. Information ist mailtauglich oder nicht?

Überlegen Sie wie komplex ist die Information, die Sie schicken möchten. Erwarten Sie eine Antwort? Wie schnell erwarten Sie eine Antwort von Ihrem Gesprächspartner? Je dringender die Rückmeldung, desto besser ist die direkte Kommunikation per Telefon. Bei komplexen und umfangreichen Informationen rate ich die Zeit für ein persönliches Treffen zu reservieren. Dies erscheint auf den ersten Blick wie ein Zeitfresser, doch im Endeffekt können die Punkte effizienter besprochen werden und Feedback ist umgehend vorhanden.

3. Betreff bezieht sich auf die Nachricht

Bitte ein Blick auf die Betreffzeile. Findet sich dort eine kurze Referenz worum es geht? AW:Re:Fwd: weglöschen!

4. WER bekommt die Information?

Achtung vor dem „in die Welt hinausschreien“. Wer soll die Information erhalten? Sind Personen in cc (in Kopie) nötig? Wenn ja, bitte sparsam einsetzen. Im Text soll klar hervorkommen wer für die Bearbeitung der Information zuständig ist und von wem Sie sich welche Handlungen wünschen/erbitten. Wenn mehrere Personen die Email erhalten müssen, dann bitte schreiben Sie konkret die Namen der angesprochenen Personen zur jeweiligen Textpassage.

5. Begrüßung und Verabschiedung

Hmmm es klingt so banal, aber ich habe in den letzten Jahren viele Emails erhalten, wo ich weder begrüßt noch verabschiedet wurde. Der Absender hat die reine Information, meist eine Frage, in den Hauptteil geschrieben und abgeschickt. So richtig freudig diese zu beantworten, war ich dann aber nicht. Ich möchte gerne begrüßt und verabschiedet werden und ich denke das sollte ein Standard sein bzw. bleiben.

6. Text strukturieren – Kompliziertes visualisieren

Das Auge liest mit. Wenn ich möchte, dass mein Gegenüber den Text möglichst schnell erfassen kann und erkennt was relevant ist, dann verwende ich:

  • fett gedruckte Worte
  • Zwischenüberschriften
  • Absätze
  • Referenzen (worauf bezieht sich meine Information oder Frage?)
  • Beilagen benennen (bei mehreren Beilagen empfehle ich diese konkret zu benennen wenn eine Referenz hergestellt wird. „Wie Sie auf dem Foto abc.jpg (anbei) erkennen können …“ statt „Wie Sie auf diesem Foto erkennen können…“ — Auf welchem???)
  • Fotos, Beilagen, Verträge, etc. auf die Sie Bezug nehmen entweder konkret benennen oder mitschicken.

7. Information konkret formulieren

Schreiben Sie Ihre Information möglichst konkret. Bedenken Sie, dass Sie zum Zeitpunkt des Schreibens voll konzentriert in der Materie sind. Ihr Gegenüber erhält die Nachricht allerdings in ganz unterschiedlichen Momenten. In jedem Fall fällt es ihm schwer zu erraten, was Sie zum Zeitpunkt des Schreibens gedacht haben. Beziehen Sie sich konkret auf Projekttitel, Auftragsnummern, Freigabedaten, konkrete Personen. Benennen Sie Beilagen beim Namen und senden Sie notfalls Referenzen mit auf die Sie sich beziehen.

Eine Nachricht ist immer nur so gut wie Sie beim Empfänger verstanden wird.

und psssst! Weniger Emails senden bedeutet weniger Emails retour bekommen…

Haben Sie noch Fragen? Schreiben Sie mir jetzt hier. 

Sie sind durch einen Konflikt belastet? Lesen Sie hier was ich für Sie tun kann. 

 

Der Tag beginnt mit der besseren Email
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