Virtuelle Teamarbeit – 7 praktische Tools!

Tools Virtueller Teams

Durch die technischen Möglichkeiten des Internet können Teams zusammenarbeiten auch wenn sich diese nicht im selben Büro, Ort oder sogar Land aufhalten. Sie nützen den virtuellen Raum um zu kommunizieren, Ideen zu entwickeln, Lösungen zu finden und Produkte zu erschaffen. Unter Teams verstehe ich in diesem Zusammenhang nicht nur Menschen, die in der selben Organisationen oder dem selben Unternehmen tätig sind, sondern auch Netzwerke an Personen, die zusammenarbeiten. Dies können Kunden, Lieferanten und Drittanbieter sein, aber auch mehrere EPUs (Ein-Personen-Unternehmen), die für ein Projekt kooperieren.

Virtuelle Teams können auch Netzwerke an Kooperationspartnern, Kunden und Lieferanten sein! #digital #digitalisierung Klick um zu Tweeten

Vorstellbar ist ebenfalls, dass Teammitglieder aus einem Unternehmen mit mehreren Freelancern und externen Mitarbeitern kommunizieren und arbeiten müssen. Viele – teils komplexe – Szenarien sind vorstellbar. Denken Sie sich noch die Komponenten Ort und Zeit hinzu: vielleicht sind die Teams auch auf mehrer Länder und sogar Kontinente verteilt. Heute alles kein Problem – wir sind nur wenige Klicks voneinander entfernt!

Die Führung dieser Teams fordert heraus – hier habe ich einen Artikel darüber für teamazing.at geschrieben! 

7 praktische Tools virtueller Teams

7 Praktische Tools für die Zusammenarbeit!

Darunter finden sich Klassiker, die es bereits seit mehreren Jahren am Markt gibt, aber auch Newcomer. In jedem Fall handelt es sich um nützliche Technik, die Teams das lösungsorientierte Arbeiten erleichtern kann!

1. Google Keep – Alle Notizen an einem Ort!

Google Keep

Mit dem gratis Tool Google Keep  können Notizen aller Art festgehalten werden. Bilder, Links, Zeichnungen – all das kann in die virtuellen Notizzettel integriert werden. Sogar Checklisten und To Do Listen zum Abhaken finden sich darin. Soll ein Kollege die Information ebenfalls erhalten, dann kann dieser ganz einfach zu einem Post hinzugefügt werden! Unterschiedliche Farben symbolisieren Kategorien und sorgen für mehr Ordnung in der „Zettellandschaft“.

2. Mit Trello den Überblick über Aufgaben und Prozesse behalten!

Trello Board

Trello ist ein angenehmes Teamtool um den Überblick über Aufgaben und Prozesse (Abläufe) zu behalten. Wer arbeitet woran? Bis wann muss diese und jene Aufgabe abgeschlossen sein? Zeitgleich können sich die Teammitglieder über einzelne Aufgaben auch austauschen und werden benachrichtigt, wenn jemand eine Änderung vornimmt. Ein Trello Board besteht aus verschiedenen Listen. Diese wiederum beinhalten einzelne Karten. Sie können festlegen wer für welche Aufgabe zuständig ist, bis wann diese Aufgabe fertig sein muss und welche Schritte dazu notwendig sind (diese können als Checkliste definiert werden).

Karten können je nach Status verschoben werden. So könnte beispielsweise eine Karte mit einem neuen Blogartikel von Idee in Bearbeitung, weiter zum Redigieren und schließlich in die Liste „Online“ wandern. Spielerisch können Sticker mit lachenden und skeptischen Gesichtern auf die Karten verschoben werden. Es ist möglich Kategorien festzulegen und Karten entsprechend einem Farbleitsystem zu markieren. Ein Trello Board kann exportiert und gedruckt werden, ebenfalls möglich ist eine virtuelle Verbreitung per Link oder Email. Eine wunderbare Spielwiese für Planungsliebhaber!

3. Google Docs – im gleichen Dokument arbeiten!

Google Doc

Es gilt eine Zusammenfassung an Ideen für das nächste Kundenevent zu generieren? Sitzen die Teammitglieder nicht im gleichen Büro, können Sie ein Google Doc (oder sheet) eröffnen. Hier ist eine gleichzeitige Bearbeitung möglich. Teammitglieder können Änderungen markieren und Passagen kommentieren. So entsteht ein Brainwriting Prozess und jeder sieht die Ideen des anderen in Echtzeit. Die Docs und Sheets (Tabellenkalkulation) lassen sich auch auf mobilen Endgeräten anzeigen und sogar bearbeiten! Arbeiten Sie gerade gemeinsam mit einer Kollegin an einem Konzept, ist sogar ein paralleler Chat möglich um sich auszutauschen. Wunderbar auch die Funktion, dass Ihr Dokument automatisch gespeichert wird.

4. Visualisieren mit Mindmeister!

Mindmapping

Mindmeister ist ein Online Programm, das in der Basic Version max. 3 Mindmaps zulässt. Upgrades kosten ca. zwischen 5 und 30 EUR im Monat. Die Zeichenfläche und die Werkzeuge sind sehr übersichtlich dargestellt. Die Benutzung empfinde ich angenehm und intuitiv. Mindmap ist eine gute Visualisierungsmethode für Menschen, die am liebsten durch Sehen und Bilder lernen und Ideen bzw. Planungen zum Ausdruck bringen. „Listentypen“ werden wahrscheinlich eher verzweifeln mit den vielen Strichen, Linien, Pfeilen und Bildern. Den einzelnen Punkten können Dokumente und Kommentare zugewiesen werden, auch Links können eingefügt werden. Eine interessante Sache ist die Slideshow. Den Aufbau der Mindmap können Sie auch für eine Präsentation nützen und die Elemente der Reihe nach erscheinen lassen. Achtung der Export der Slideshow ist nur in den Bezahlversionen möglich.

5. Online Zusammenarbeit und Projektmanagement mit Freedcamp!

freedcamp

Bei Freedcamp (eine gratis Alternative zum meist bekannten Basecamp) können komplexere Projekte abgewickelt werden. Die Grundstruktur besteht aus der Aufgabenliste, die in „offen“, „in Bearbeitung“ und „abgeschlossen“ gegliedert ist, eine Diskussionsplattform, eine Dokumentenablage und ein Kalender. Weitere Möglichkeiten können hinzugefügt werden: zum Beispiel eine Zeitaufzeichnung oder eine Meilensteinliste. Für einen guten Überblick werden alle Termine und Meilensteine im Kalender vermerkt. Das heißt mit Freedcamp können Sie sowohl Aufgaben planen, verteilen und die Übersicht über den Status erlangen, als auch eine Diskussion mit den Kollegen oder Kolleginnen führen. Im Diskussionsbereich können Überschriften und Themen – ähnlich dem Begriff im Email – vergeben werden. Dies soll eine unübersichtliche Email Diskussion im Team verhindern. Freedcamp ist eine freie Plattform.

6. Doodlen Sie um Termine zu finden!

Doodle

Für mich gehört Doodle voll und ganz in mein Alltags- und Berufsleben. Um einen Termin mit mehr als 2 Personen zu finden, richte ich dort eine kostenlose Anfrage ein. Dabei wähle ich alle möglichen Termine und Zeiten aus. Darüber hinaus gibt es eine praktische Funktion um die Personenanzahl pro Termin zu beschränken, d.h. wenn es sich um Einzeltermine mit mehreren, unterschiedlichen Personen handelt, dann kann dies genauso organisiert werden. Man sieht ganz angenehm und übersichtlich wer an welchem Tag Zeit für ein Meeting hat und kann zum Schluss die beste Option auswählen.

Eine österreichische Variante dazu ist termino.gv.at – gehostet auf inländischen Servern.

7. Dropbox um Dokumente auszutauschen

Dropbox

 

Heute gibt es viele Cloud Systeme um Dokumente auszutauschen (Google Drive, OneDrive oder iCloud), ein Vorreiter auf diesem Gebiet war Dropbox. Es ist immer noch ein bewährtes Tool um Dokumente zur Teamarbeit abzulegen und zu verwalten. Dropbox ist eine Kombination aus Cloud Lösung, auf die online zugegriffen werden kann und Offline Ablage, die mit Verbindung zum Internet eine regelmäßige Synchronisierung auslöst. Aus der Praxis weiß ich, dass es wichtig ist, dass jemand die Ablagestruktur überlegt und vorgibt. Auch eine einheitliche Beschriftung der Dokumente macht Sinn um sich besser zurechtzufinden.

Ich hoffe meine Auflistung war für Sie eine kleine Hilfe Ihre Zusammenarbeit besser zu organisieren. Das Jahr hat nur noch ein paar wenige Tage und auch ich mache mir schon Gedanken was ich nächstes Jahr noch besser planen und organisieren könnte. Wünschen Sie sich noch mehr Unterstützung bei Ihrer Teamarbeit? Kontaktieren Sie mich noch heute! 

 

 

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